紙のメディアから電子メディアへ、電話・FAX中心の業務からパソコンを駆使した本格デジタルネットワーク活用の時代へ、オフィス環境は大きく変化しています。
この新しいOA化の時代に、仕事の効率化・スピードアップ、情報の質の向上、オフィスアメニティ(快適性・居住性)等を追求するためにはデジタル複合機の導入が必要です。
デジタル複合機で何ができるのか。現状のオフィスの様々な問題点に対する改善策を課題別にご紹介します。御社の業務効率化にお役立てください。
| 問題点 | 改善策 | |
|---|---|---|
| 紙の文書が多く、必要な書類がなかなか見つからない。 | → | ディジタル複合機によりコピー感覚で紙データを読み込み、電子化できます。また、電子化した書類を分類したフォルダへ移行できるため、以後の検索が容易に行えます。 |
| 書類が増えすぎ、書庫が不足してきた。また保管スペースを圧迫している。 | → | 書類の電子化により、保管の必要なファイルが大幅に減り、オフィスがスッキリします。 |
| 多量の資料をコピーする場合、コピー用紙やトナーの経費を節約したい。 | → | 両面コピー機能、複数ページの１枚への印刷機能等により大幅な経費節減が可能となります。 |
| 支社で、本社にある書類が必要になると、そのたびに送信依頼したり、取りに行ったり面倒だ。 | → | 電子化した文書を共有フォルダに保管することにより、支社・本社間で情報の共有ができます。専用サーバーも不要で、セキュリティも万全です。 |
| 必要なFAXが送られてきているかどうかFAXの場所まで行かないとわからない。 | → | 受信したFAXをデータ化し共有フォルダに転送できるので、到着確認が容易に行えます。 |
| FAXを複数の社員で確認する場合、回覧すると時間がかかることから、人数分コピーして配布しているため、用紙代やトナー代が、かなり無駄になっている。 | → | 受信したFAX文書を担当者の電子メールやパソコンのフォルダに送信できるため、紙にプリントしない分、用紙・トナーのコスト削減ができます。 |
| 取引先へのFAX送信が多く、他の人も大量にFAXするため、順番待ちとなってしまう。 | → | パソコンで作成した資料を相手先のFAXにダイレクトに送信することができるので、プリントするための紙・トナー代が不要で経済的です。また、電子文書を直接相手に送信できるので、品質のよい資料が相手に届きます。 |
| 取引先に送るFAXが大量のため、FAX通信コストが膨大になっている。 | → | 紙データをコピー感覚でスキャンし、メールに添付し相手先に送信できるため、インターネット常時接続環境があれば、FAX通信費用は不要となります。 |
| 大量に送付されてくるFAXの中から自分に必要なものを探し出すのに時間がかかる。 | → | 受信したFAXを、直接担当者のパソコンで受け取ることができます。また、FAXをプリントアウトする機会が減るため、用紙代・トナー代が節約できます。 |
| FAXで送られてくる資料の確認が遅れたため、大事な取引がキャンセルとなってしまった。 | → | 受信したFAXを、直接担当者のパソコンで受け取ることができるため、タイムリーな確認ができます。 |
| 外出が多いため会社に戻るまでFAXの確認ができない。外出先でもFAXの確認がしたい。 | → | 受信したFAXをデータ化し担当者の電子メールアドレス宛に添付資料で送信できるため、モバイルパソコンでFAX内容を確認できます。 |
| カラーのパンフレットを送りたいが、FAXはモノクロで画質も悪いため商品の良さが伝わらない。郵送では時間がかかりすぎる。 | → | カラー複合機であればカラーで紙データを読み込み、電子化しメール添付として瞬時に相手に送信できます。郵送費用もかからず、タイムロスもありません。 |
コスモパルス